Menestyksekäs pk-yrityksen hallitustoiminta edellyttää selkeää roolitusta

13.11.2015


Tuuli Ikäheimonen

Menestyksekäs pk-yrityksen hallitustoiminta edellyttää selkeää roolitusta

Lappeenrannan teknillisellä yliopistolla toteutettiin vuosien 2014-2015 aikana alueellinen selvityshanke, jonka aikana pyrittiin kartoittamaan pk-yrittäjien näkemyksiä ja kokemuksia hallitustoiminnasta. Eräänä kiinnostuksen kohteena meillä olivat ne tekijät, jotka luovat edellytykset hallituksen menestykselliselle toiminnalle.

Selvityksessä nousi esille – odotetusti – omistajien osallistuminen yrityksen toimintaan ja päätöksentekoon. Tarkentavat kysymykset paljastivat, että raja toimivaksi ja toimimattomaksi koetun hallituksen välillä liittyi usein roolitukseen yrityksen keskeisten toimijoiden – omistajien, hallituksen ja toimitusjohtajan – välillä. Roolitus koettiin onnistuneeksi, kun selkeä omistajatahto ohjasi hallituksen toimintaa, hallitus loi strategian (yhdessä johdon kanssa) ja operatiivinen johto toteutti strategiaa asetettujen tavoitteiden ohjaamana ja hallituksen tukemana.

Käytännössä toteutettuna roolitus vie meidät suoraan pk-yrityksen hallitustoiminnan mielenkiintoisuuden ja haasteellisuuden alkulähteille, omistajaan ja omistajan läsnäoloon yrityksessä. Lähiomisteisessa pk-yrityksessä omistajan osallistumista voidaan pitää annettuna faktana, ja yhtälailla kuin hallitukselta, myös omistajalta voidaan odottaa lisäarvoa yrityksen toimintaan ja sen kehittämiseen.  Tiedämme kuitenkin, ettei roolien pitäminen aina onnistu, ja omistuksen läheinen läsnäolo voi muodostua myös rasitteeksi yrityksen kehittämiselle.

Roolituksen haasteeksi muodostuu usein samojen henkilöiden osallistuminen yrityksen toimintaan eri rooleissa ja eri osissa päätöksentekoketjua. Omistaja saattaa käyttää omistajaääntä yhtiökokouksessa, ja toimia samalla hallituksessa ja mahdollisesti johtoryhmässä.  Toimitusjohtaja voi olla omistaja, mutta myös hallituksen puheenjohtaja. Vastaavia esimerkkejä ja tilanteita löytyy lukuisia. Vaarana näissä tilanteissa on, että eri toimijatahojen yritykseen tuoma lisäarvo katoaa, jää vähäiseksi, tai pahimmillaan usean tahon osallistuminen kääntyy jopa itseään vastaan. Haasteita muodostuu myös omistajien tavoitteiden ollessa ristiriidassa keskenään, tai omistajien toimiessa yrityksen hallinnon eri portaissa, jolloin toimivaltuudet tulee helpommin ylitettyä ja ristiriidat kasvavat toimivaltuuksien ylittämisen myötä. Tällainen tilanne on valitettavan tuttu esimerkiksi luopujan ja jatkajan välisessä kanssakäymisessä sukupolvenvaihdoksen toteuttaneissa yrityksissä.  

Mikä sitten eteen? Kuinka luovia lukuisten haasteiden läpi ja roolittaa yritys kestävällä tavalla niin, että jokainen yrityksen toimintaan osallistuva taho – omistajat, hallitus ja johto - voivat aidosti tuoda lisäarvoa yrityksen toimintaan, samalla sotkeutumatta toistensa tekemisiin ja päätöksiin?

Ratkaisuja lienee useita, mutta selvityksessämme keskeisiksi nousi muutama periaate. Ensiksikin, omistajien tulee tietää, mitä he haluavat. Selkeä omistajatahtotilan ilmaus on lähtökohta kaikelle omistajaohjaukselle, ja siihen osallistuville toimijoille. Jos omistajia on useita ja näkemykset vaihtelevat, tulee kirjallinen, sovittu omistajatahtotila osakassopimuksen tai dokumentoidun omistajastrategian muodossa jopa vielä merkityksellisemmäksi toiminnan ohjauksen työkaluksi.

Toiseksi osallistujilta vaaditaan päätös roolituksesta ja roolien pitämisestä. Tämä päätös pitää sisällään vastuut, sovitut tehtävät ja sovitut osallistumisen tavat. Kolmanneksi, sopimukseen pääsemistä ja sen pitämistä helpottaa suuresti, jos mukaan rekrytoidaan ulkopuolisia osallistujia, jotka edellyttävät selkeää ja organisoitua toimintaa myös yrityksen hallintoketjuun osallistuvilta tahoilta. Neljäs kohta on ehkä se vaikein. On ihan sama mitä roolituksista sovitaan, jos osallistujat eivät tee vankkaa henkistä päätöstä sopimuksessa pysymisestä. Vaatii suurta itsekuria olla puuttumatta asiaan, jonka näkee läheltä ja joka on itselle tärkeä. Silti, tässä kohtaa itsekurin on riitettävä siihen, että yhdessä laaditusta sopimuksesta pidetään kiinni.

Hallitus on se toimijataso, johon ulkopuolisia osallistujia on helpointa rekrytoida. Hallituksen jäsenenä voitkin edistää roolituksen toimivuutta ja siten myös hallitustoiminnan menestyksellisyyttä edellyttämällä selkeää, eri osallistujia koskevaa päätöstä kunkin osapuolen vastuista, päätöksentekoon osallistuvista tahoista ja osallistumisen tavoista, sekä huolehtimalla omalta osaltasi, että tiedonkulku ja päätöksenteon prosessit ohjaavat käytännön tekemistä sovittuun suuntaan. Näin myös omistajat voivat rauhallisin mielin osallistua yrityksen toimintaan, mutta olla myös osallistumatta, ihan sen mukaan, mitä asiasta on sovittu.

 

Menestystä toimillenne!

 

KTT, Tuuli Ikäheimonen

Lappeenrannan teknillinen yliopisto

Tutkija, perheyrityksen jäsen

 

Tässä linkki selvityshankejulkaisuun:

https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/111900/Yritt%C3%A4jien%20ja%20hallitusj%C3%A4senten%20kokemuksia%20pk-yritysten%20hallitusty%C3%B6st%C3%A4.pdf?sequence=2