Missä oltaisiin jos viime tippaa ei olisi?

12.3.2015


Maarit Viljakainen

Missä oltaisiin jos viime tippaa ei olisi?

 

Käsi sydämelle kaikki hallitusten jäsenet: milloin viimeksi kokoukseen valmistautuminen jäi viime tippaan? Kokouspäivät on ajoitettu kalenteriin vuosikellon avulla hyvissä ajoin eikä silti ole ennättänyt valmistautua hallituksen kokoukseen niin hyvin kuin hyvän hallintotavan mukaisesti osaavan ja vastuullisen hallitusosaajan rooliin kuuluisi. Kuulostaa tutulta.

 

Osaavan hallituksen puheenjohtajan kohdalla tämä viime tipan menettely ei toimi. Hän valmistautuu itse kokoukseen jo siinä vaiheessa kun hoitaa itse tai ohjeistaa sihteerin laittamaan kutsun liikkeelle säädetyssä ajassa. Rivijäsenillä valmistautuminen tahtoo jäädä turhan myöhään, jos tälle etukäteistyölle ei allokoi aikaa arjen muun toiminnan lomaan.  

 

Perehtyminen asialistaan sekä oman erityisosaamisen kautta perustellut ja valmistellut kannanotot luovat pohjan sille kokouskeskustelulle, jonka perusteella hallitus lopulliset päätöksensä tekee.  Avoin ja kriittinenkin keskustelu on hallituksen kokouksissa sallittavaa ja  tilaa täytyy järjestää yhteisen punnitsemisen kautta tulleille ideoille. Tämä keskustelu lähtee kuitenkin suotta laukalle ellei aiheeseen ole laisinkaan perehdytty etukäteen.

 

Kehittämishaluisten ja –hakuisten pk-yritysten hallituksissa jokaisen jäsenen panos on tärkeä.  Hallituksen kokoonpano ja muodostaminen ovat aina strategisia valintoja yrityksen koosta riippumatta. Jokainen hallituksen jäsen ajaa vain yhtiön etua ja valmistautumalla riittävän hyvin hallituksen kokouksiin itse kukin varmistaa sen, että yhtiö saa hallitustyöstä maksimaalisen hyödyn kasvun ja kehittymisen polullaan.

 

Harmittavan monessa suomalaisessa pk-yrityksessä on vaimo-veli-koira –hallitus. Hallituksen jäseniksi on nimetty osaamisesta riippumatta joku läheinen, kokoukset pidetään lennossa käytävällä, kirjanpitäjä vaihtaa viimevuotiseen pöytäkirjaan päivämäärät ja kokoukset kuitataan näin pidetyiksi.

 

Hallituksen jäsenillä pitäisi hälytyskellojen soida jos hallituksen kokouksessa nousee esille esityslistan ohi päätettäviä asioita. Miksi on niin kiire, että tämä asia tuodaan esityslistan ohi pikaisesti päätettäväksi?  Näissä tapauksissa on perusteltua jättää asia pöydälle tai tarvittaessa pitää vaikka erillinen online-kokous sähköisesti.

 

Hallituksen kokouksessa huomaa kuka on kotiläksynsä tehnyt ja kuka ei. On kaikkien ajan tuhlausta, jos vasta kokouksessa aletaan perehtyä ennakkomateriaaliin tai kysellä puuttuvia liitteitä vieruskaverilta. Tässä kohtaa kannattaa myöskin muistaa hallituksen jäsenten tarkkaavaisuusvastuu, jota yksikään jäsen ei voi delegoida itseltään. Hallituksen tekemien päätösten tulee perustua huolelliseen harkintaan ja riittävään määrään tietoa. Näin ollen kokouksessa täysin passiiviseksi muumioitunut hallituksen jäsen ei täytä huolellisuusvelvoitetta vaikka fyysisesti olisikin läsnä. Jos hallituksen kokouksiin valmistautumiseen riittävällä pieteetillä ei tunnu löytyvän aikaa, niin tosiasia on hyvä tunnustaa sekä itselleen että yhtiön edustajalle mahdollista jatkokautta ajatellen.  

 

Seuraavaan hallituksen kokoukseen valmistaudumme huolellisesti ja osoitamme sen hyödyn, mikä osaavasta hallitustyöskentelystä on saatavissa, eikö vain?

 

Ja ilman sitä kuuluisaa viime tippaa olisimme pulassa.

 

Maarit Viljakainen

Hallituksen jäsen, Hallituspartnerit Keski-Suomi ry